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2.1 Aprovisionamiento y compras

El aprovisionamiento hace llegar a tu empresa lo que necesita, en la cantidad, calidad, plazo y precio correctos. Aprende el ciclo de compra, cómo elegir proveedores y qué mirar además del precio.

Módulo 2: Subsistemas y operaciones · Revisado el 12/10/2026

Objetivo: Compara proveedores por costo total de adquisición y explica el ciclo de compra, la orden de compra y el plazo de reposición.

El aprovisionamiento es el subsistema logístico que hace llegar a tu empresa lo que necesita: materias primas, insumos, mercadería para vender, repuestos o servicios. La palabra compras nombra la parte que negocia y adquiere. El aprovisionamiento es más amplio: también planifica lo que falta, recibe lo comprado y coordina el pago. Es la puerta de entrada de la logística: lo que entra mal, sale mal.

Toda compra sigue un ciclo. Primero detectas la necesidad y la formalizas en una solicitud de compra. Luego pides cotizaciones a varios proveedores y eliges. Después emites la orden de compra, el documento que fija qué compras, cuánto, a qué precio, cuándo y dónde te lo entregan. Al llegar la mercadería, la revisas contra la orden y contra la guía de remisión del proveedor. Solo entonces das la conformidad y se paga la factura. Esa revisión evita pagar por lo que no llegó.

Otra decisión es cuánto y cuándo pedir. Depende de tu demanda y del plazo de reposición: el tiempo que pasa desde que haces el pedido hasta que la mercadería llega a tu local. Si el proveedor tarda 10 días y vendes 40 unidades al día, necesitas cubrir al menos 400 unidades mientras esperas. Pedir lotes grandes suele bajar el precio unitario, pero inmoviliza dinero y ocupa espacio. Pedir lotes pequeños libera caja, pero multiplica pedidos, fletes y trámites. El equilibrio se afina en el tema de inventarios.

Elegir proveedor no es elegir el precio más bajo. Mira el costo total de adquisición: precio, flete, seguro, impuestos, almacenaje adicional y el costo de las fallas, como lotes defectuosos o entregas tardías. Evalúa también calidad, cumplimiento de plazos, condiciones de pago y solidez de la empresa. Y evita depender de uno solo: si ese proveedor falla, tu operación se detiene. Un proveedor alterno ya calificado es un seguro barato.

Cuando compras fuera del país se suman tiempos, trámites y costos. Para repartirlos se usan los Incoterms®: reglas de la Cámara de Comercio Internacional (ICC) que definen quién contrata y paga el transporte, quién asume el riesgo de pérdida o daño y hasta qué punto. El término que pactes cambia tu costo final y tu responsabilidad. La compra de mercancías del exterior se ve a fondo en el curso «Importaciones», y puedes comparar términos en la calculadora de Incoterms del sitio.

Ideas clave

El aprovisionamiento abastece a la empresa; compras es la parte que negocia y adquiere.
La orden de compra formaliza qué, cuánto, a qué precio, cuándo y dónde; al recibir, se revisa contra la guía de remisión y la factura.
Compara proveedores por costo total de adquisición, no por precio unitario.
El plazo de reposición decide cuánto stock necesitas mientras esperas el pedido.
Ten un proveedor alterno calificado: depender de uno solo es un riesgo.
En compras del exterior, el Incoterm pactado reparte costos, riesgos y obligaciones.

Criterio	Qué preguntar	Señal de alerta
Costo total	¿Cuánto cuesta puesto en mi almacén, con flete, seguro e impuestos?	Precio bajo, pero flete y otros costos «aparte»
Calidad	¿Cuántas unidades defectuosas hay por cada cien? ¿Entrega muestras?	No acepta muestras ni devoluciones
Plazo y cumplimiento	¿En cuántos días entrega y cuántas entregas llegaron a tiempo el último año?	Promete plazos que sus propios clientes no ven cumplidos
Condiciones de pago	¿Da crédito o pide adelanto?	Exige un adelanto alto a un cliente nuevo
Continuidad	¿Puede crecer con tu pedido? ¿Depende de una sola planta o ruta?	Un solo punto de producción y sin plan alterno

Ejemplo resuelto

Cajas de cartón: el precio más bajo no siempre es el más barato

Conservas Mochica S.A.C. (empresa ficticia de Lima) usa 10,000 cajas de cartón al mes y trabaja 25 días: consume 10,000 ÷ 25 = 400 cajas por día. Recibe dos cotizaciones. Cartones Lima (A): S/ 2.40 por caja, entrega incluida, llega en 3 días y 0.5% sale defectuosa. Cartones Norte, de Trujillo (B): S/ 2.15 por caja, flete de S/ 1,800 por el pedido mensual, llega en 10 días y 3% sale defectuosa.
Mira solo el precio unitario: (2.40 − 2.15) × 10,000 = S/ 2,500 menos al mes con B. Es una rebaja de 10.4%. Con eso, B parece ganar.
Suma el flete de B: 2.15 × 10,000 = S/ 21,500, más S/ 1,800 de flete, son S/ 23,300. A cuesta 2.40 × 10,000 = S/ 24,000, con entrega incluida.
Calcula el costo de los defectos, que son cajas que no puedes usar. En A: 0.5% × 10,000 = 50 cajas × S/ 2.40 = S/ 120. En B: 3% × 10,000 = 300 cajas × S/ 2.15 = S/ 645.
Calcula el costo del plazo. B tarda 7 días más que A (10 − 3), así que debes tener 7 × 400 = 2,800 cajas extra en tu almacén. Valen 2,800 × S/ 2.15 = S/ 6,020 inmovilizados. Si la empresa estima que su dinero cuesta 2% al mes (supuesto del ejemplo), el costo es 6,020 × 0.02 = S/ 120.40.
Suma el costo total mensual. A: 24,000 + 120 = S/ 24,120.00. B: 21,500 + 1,800 + 645 + 120.40 = S/ 24,065.40.
Compara: 24,120.00 − 24,065.40 = S/ 54.60 a favor de B, apenas 0.2%. La ventaja pasó de S/ 2,500 a S/ 54.60, y B además trae más riesgo de retraso. Decide comprar a A como proveedor principal y califica a B como alterno: pídele muestras y una prueba de entrega.

Resultado: El precio sugería un ahorro de S/ 2,500 al mes; el costo total lo redujo a S/ 54.60. Se compra al proveedor que equilibra costo, plazo y calidad, y se deja un alterno listo.

Casos reales

Nueva Ley General de Contrataciones Públicas: otras reglas para venderle al Estado

22/04/2025

La Ley 32069, Ley General de Contrataciones Públicas, entró en vigencia en el Perú el 22/04/2025, y su reglamento es el D.S. 009-2025-EF. Con ella, el OSCE pasa a llamarse Organismo Especializado para las Contrataciones Públicas Eficientes (OECE), y el SEACE, donde se publican las compras del Estado, y el Registro Nacional de Proveedores (RNP) se adaptan a las nuevas reglas. Importa porque cuando el comprador es una entidad pública, las reglas de la compra no las pones tú: las fija la ley.

Si piensas venderle al Estado, revisa la norma vigente y tu inscripción como proveedor antes de ofertar.

Fuente: Diario Oficial El Peruano – Nueva Ley de Contrataciones Públicas entra en vigencia el 22 de abril de 2025

Incoterms® 2020: el contrato de compra reparte costos y riesgos

2020

En 2020 la Cámara de Comercio Internacional (ICC) actualizó sus reglas Incoterms®, que hoy reúnen once términos de tres letras. Según la ICC, las reglas asignan con claridad los costos, los riesgos y las obligaciones entre vendedor y comprador. Para quien compra, importa porque el término pactado decide quién contrata y paga el flete y hasta dónde llega el riesgo de la mercadería.

Escribe en la orden de compra el Incoterm con su lugar designado y suma a tu costo todo lo que te toque pagar bajo ese término.

Fuente: Cámara de Comercio Internacional (ICC) – Incoterms® 2020

Errores comunes

Elegir por el precio unitario más bajo. Suma flete, seguro, impuestos, defectos y el costo de esperar más días, y compara el costo total.
Comprar sin orden de compra escrita. Todo pedido debe indicar producto, cantidad, precio, plazo, lugar de entrega y condiciones de pago.
Depender de un solo proveedor. Califica al menos un alterno con muestras y una entrega de prueba antes de necesitarlo.
Recibir la mercadería sin contrastarla con la orden y la guía. Cuenta, revisa y anota las diferencias antes de firmar la conformidad.
Pactar un Incoterm sin lugar o sin entender qué costos te tocan. Pídelo siempre con su lugar designado y calcula tu costo final.

Practica con las calculadoras, el Simulador COMEX y las preguntas de repaso en la página principal.

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